PENGERTIAN DAN PERANAN MANAJEMEN
1. Pengertian Organisasi
Apakah arti
organisasi? organisasi dapat diartikan sebagai kumpulan beberapa orang yang
bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Organisasi dalam bentuk
apapun akan selalu ditemui dalam kehidupan sehari-hari. Organisasi merupakan
unsur yang dibutuhkan dalam kehidupan bermasyarakat dengan beberapa alasan,
seperti organisasi digunakan untuk mendapatkan sesuatu yang tidak mungkin dapat
kita lakukan sendirian, dengan bekerja sama individu-individu dapat
menyelesaikan tugas-tugas yang apabila dikerjkan seorang diri tidak akan
tercapai, organisasi dapat menyediakan pengetahuan yang berkesinambungan serta
dapat menjadi sumber karier yang penting.
Selayaknya sebuah organisasi seharusnya
menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi anggota organisasi maupun masyarakat
sehingga organisasi mampu mempertahankan kelangsungan hidup mereka. Secara umum
organisasi dibedakan atas dua bentuk, pertama organisasi dengan orientasi laba
seperti perusahaan yang menyediakan produk barang atau jasa (baik perusahaan
besar maupun kecil) kemudian organisasi nirlaba atau yang tidak berorientasi
laba seperti yayasan, musium, rumah sakit milik pemerintah, sekolah, perkumpulan
sosial dan lain-lain.
Apapun bentuk organisasi itu diperlukan
usaha-usaha untuk mengelola kegiatan dan orang-orang maupun unsur lainnya yang
ada didalam organisasi agar tercapai tujuan dengan lebih baik.
2. Pengertian Manajemen
Semua bentuk
organisasi dimana orang-orang bekerja bersama mencapai tujuan yang telah
ditetapkan, membutuhkan manajemen. Manajemen diperlukan organisasi agar usaha
pencapaian tujuan menjadi lebih mudah.
Secara spesifik ada tiga alasan utama
dibutuhkannya manajemen dalam organisasi, yaitu:
1. Mencapai
tujuan, manajemen mempermudah pencapaian tujuan organisasi dan pribadi.
2. Menjaga
keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan, manajemen
menyeimbangkan tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan di
antara pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi (stakeholders) seperti
pemilik, karyawan, konsumen, pemasok dan lain-lain.
3. Mencapai
efisiensi dan efektifitas, efisiensi dan efektifitas merupakan ukuran prestasi
organisasi.
Menurut Peter
Drucker efisiensi adalah melakukan pekerjaan dengan benar (doing thing right)
dan efektifitas adalah melakukan pekerjaan yang benar (doing the right thing).
Efisiensi merupakan kemampuan untuk
melakukan pekerjaan dengan benar, berkaitan dengan biaya-biaya yang ditimbulkan
dalam melakukan aktivitas. Mengukur biaya dari sumber daya yang diperlukan
dalam rangka mencapai suatu tujuan. Sedangkan efektivitas merupakan kemampuan
memilih alat yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, berkaitan
dengan melakukan pekerjaan yang seharusnya dilakukan dan merupakan ukuran
tentang pencapaian suatu tugas atau tujuan. Sejauh mana tugas atau tujuan telah
dicapai.
Yang dimaksud
dengan Efisiensi adalah menyelesaikan pekerjaan
dengan usaha, biaya, atau pemborosan yang minimum. Jadi efisiensi adalah
kemampuan untuk melakukan pekerjaan dengan benar. Sedangkan Efektivitas adalah
penyelesaian tugas-tugas yang membantu pencapaian sasaran organisasi atau bisa
juga dikatakan efektivitasadalah kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat/melakukan pekerjaan
yang benar.
Sebagai ilustrasi
kita ambil contoh misalnya belakangan ini banyak manajer gagal memantau salah
satu hasil usaha yang sangat penting, yaitu efisiensi. Sebagai
contoh Kantor Pos Pusat di Jakarta untuk mencari paket kiriman yang hilang dari
Jakarta ke Surabaya melakukan 5 panggilan telpon dari divisi yang terpisah ke
kantor pos Surabaya. Hal ini jelas kurang efisien. Jalan keluar
yang terbaik adalah divisi pengiriman paket menelpon langsung siapa kurir yang
bertugas mengirimkan paket tersebut ke Surabaya. Akan tetapi efisiensi saja
tidaklah cukup untuk memastikan keberhasilan. Oleh karena itu, selain peduli
dengan efisiensi, para manajer juga harus berusaha untuk mencapai
hasil yang efektif. Selama bertahun-tahun perusahaan Chrysler Motor
mengalami penurunan penjualan, pangsa pasar dan keuntungannya, walaupun
mobil-mobil yang dibuatnya sudah sangat efisien. Kemudian
perusahaan tersebut melakukan inovasi baru dengan memproduksi mobil rancangan
pemenang lomba yang telah dirancang ulang, sehingga menarik minat pembeli.
Setelah itu Chrysler Motor mulai memperoleh kembali pangsa pasar dan
keuntungannya. Ini menunjukkan bahwa Chrysler Motor berusaha untuk efektivitas,
yaitu menyelesaikan tugas-tugas yang dapat menolong pencapaian sasaran
organisasi.
Kerja merupakan kegiatan yang menghasilkan
nilai bagi orang lain maupun diri sendiri. Bekerja dengan baik sehingga mampu
memberikan kesejahteraan bagi masyarakat dan diri sendiri mengarahkan
organisasi terhadap kebutuhan manajemen.
Apakah Manajemen itu ?
Begitu luasnya pengertian manajemen
sehingga tidak ada definisi yang secara konsisten digunakan oleh semua orang.
Dalam hal ini dua definisi manajemen dikemukan sebagi berikut :
1. Mary
Parker Follet, manajemen merupakan seni (art) dalam meyelesaikan
pekerjaan melalui orang lain.
2. James
AF Stoner, manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan dan pengawasan usaha-usaha anggota organisasi dan penggunaan sumber
daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
3. Luther
Gullick, manajemen suatu ilmu (science).
4. James
H. Donnelly Jr.; James L. Gibson; dan Jhon M. Ivancevich, manajemen adalah
proses dari seseorang atau beberapa individu untuk mengkoordinasi kegiatan-kegiatan
dari orang lain untuk memperoleh hasil yang tidak dapat dilakukan seorang
individu saja.
5. Karthryn
M. Bartol dan David C. Marten, manajemen adalah proses untuk mencapai
tujuan-tujuan organisasi dengan melakukan kegiatan-kegiatan dari empat fungsi
utama yaitu merencanakan (planning), mengorganisasi (organizing),
memimpin (leading), dan mengendalikan (controlling).
6. Chuck
Williams (2001), manajemen adalah menyelesaikan pekerjaan melalui orang
lain. Jadi seorang manajer bukanlah mengerjakan semua pekerjaan sendiri. Dia
bekerja melalui orang-orang yang memiliki kemampuan-kemampuan teknis di
lapangan, tanpa mengerjakan teknisnya (walaupun bukan berarti seorang manajer
tidak memiliki kemampuan teknis).
7. Murti
Sumarni-John Soeprihanto (1995), manajemen merupakan suatu proses yang
terdiri atas kegiatan-kegiatan mulai dari perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, pengkoordinasian, dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan
serta mencapai sasaran-sasaran melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan
sumber daya yang lain. Pemanfaatan sumber daya-sumber daya lain dalam
perusahaan meliputi sumber daya bahan baku produksi, sumber keuangan,
mesin-mesin, dan cara yang digunakan dalam pemanfaatan yang efisien dan efektif.
Berdasarkan uraian
tersebut manajemen dapat diartikan sebagai bekerja dengan orang-orang dengan
memanfaatkan sumber daya-sumber daya organisasi untuk menentukan,
menginterpretasikan dan mencapai tujuan-tujuan melalui pelaksanaan atau proses
fungsi-fungsi POLC (Planning, OrganizingLeading, Controlling).
Apakah Manajer itu ?
Manajer adalah orang yang bertanggung
jawab atas hasil kerja orang-orang yang ada di dalam organisasi. Manajer
sebagai perencana, pengorganisasi, pemimpin dan pengendali pelaksanaan
aktivitas sehari-hari organisasi.
Stoner menyatakan bahwa manajer adalah :
1. Manajer
bekerja dengan dan melalui orang lain.
2. Manajer
bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan.
3. Manajer
menyelaraskan tujuan yang saling bertentangan dan menentukan prioritas.
4. Manajer
harus berpikir secara analitis dan konseptual.
5. Manajer
adalah mediator.
6. Manajer
adalah politikus.
7. Manajer
adalah diplomat.
8. Manajer
adalah symbol.
9. Manajer
harus mampu mengambil keputusan yang sulit.
“Seorang manajer yang efektif adalah
seorang manajer yang mampu membuat suatu pekerjaan terselesaikan dan menjaga
tingkat kepuasan yang tinggi di tempat kerja.”
Pengamatan
menunjukkan bahwa manajer yang melaksanakan fungsi manajemen dengan baik adalah
seorang manajer yang lebih berhasil. Makin banyak waktu yang digunakan oleh
seorang manajer untuk merencana, semakin besar keuntungan yang diperoleh
perusahaan mereka, karena fungsi perencanaan memegang peranan penting dalam
keseluruhan fungsi manajemen.
Tingkatan dan Tipe-tipe Manajer
Jenis manajer
dalam organisasi dapat diklasifikasikan berdasarkan dua bentuk, yang pertama
Manajer berdasarkan tingkatan manajemen dalam organisasi dan kedua berdasarkan
lingkup kegiatan organisasi yang berada di bawah tanggungjawabnya. Berdasarkan
tingkatan manajemen organisasi, manajer terdiri dari manajer puncak (topmanager),
manajer menengah (middle manager), manajer bawah (lower manager atau first-line
manager), dan pemimpin kelompok (group leader).
Top manager
efektif adalah
seorang pemikir strategis yang berorientasi ke depan yang membuat banyak
keputusan dalam kondisi yang tidak pasti dan penuh persaingan. Manajer puncak (
chief executive officer, chief operational officer, direktur utama, presiden
direktur, vice-president, president) terdiri dari kelompok yang relatif kecil ,
bertanggungjawab atas keseluruhan manajemen organisasi. Menetapkan kebijakan
operasional dan membimbing proses interaksi dengan lingkungan organisasi. Top
manager bertanggung jawab untuk menciptakan kondisi penting untuk perubahan,
membantu karyawan untuk bertanggung jawab kepada perusahaan, bertanggung jawab
untuk menciptakan budaya posistif organisasi melalui bahasa dan tindakan dan
bertanggung jawab mengamati lingkungan usahanya.
Middle manager
efektif adalah
seorang yang mampu mengembangkan dan menerapkan rencana kerja yang sesuai
dengan tujuan dari tingkatan yang lebih tinggi, berorientasi pada kelompok dan
bekerja sama serta mengkoordinasi kegiatan antar unit dalam organisasi serta
mampu menerapkan perubahan atau strategi yang diciptakan oleh manajer puncak.
Manajer menengah (kepala, manajer divisi, manajer cabang, manajer pabrik,
dekan).
First-Line
Manager efektif adalah
seseorang yang mampu mengelola kinerja satu unit kerja yang dapat menyelesaikan
tugas dan tanggungjawab jangka pendek yang sesuai dengan rencana middle dan top
manager. Manajer lini pertama (supervisor atau pemimpin kelompok).
Pemimpin
Kelompok adalah
jenis pekerjaan manajemen yang relatif baru yang dikembangkan semenjak
perusahaan beralih kepada kelompok yang mandiri. Pemimpin kelompok mengarahkan
pekerjaan perorangan dan membantu aktivitas kelompok ke arah pencapaian
sasaran. Pemimpin kelompok juga membantu kinerja kelompok, mengelola hubungan
luar dan hubungan dalam kelompok.
Berdasarkan lingkup kegiatan organisasi
yang berada di bawah tanggung jawabnya, manajer terdiri dari manajer fungsional
dan manajer umum.
Manajer fungsional yaitu manajer yang bertanggung jawab
atas satu bidang kegiatan tertentu seperti keuangan, pemasaran, produksi,
personalia, akuntansi atau penjualan.
Manajer umum membawahi semua kegiatan suatu unit
seperti sebuah cabang, perusahaan terpisah atau bagian operasional terpisah yang
memiliki bagian produksi, pemasaran,dan keuangan sendiri.
Fungsi Manajemen
Empat fungsi manajemen sebagai tugas utama
yang harus dilaksanakan seorang manajer dalam mengelola organisasi untuk
mencapai tujuan atau yang dikenal sebagai proses manajemen adalah sebagai
berikut :
Perencanaan (planning).
Proses untuk menentukan tujuan yang akan
dicapai serta langkah-langkah yang harus diambil untuk mencapainya, meliputi
penetapan sasaran, merumuskan tujuan, menetapkan strategi, membuat strategi,
dan mengembang-kan subrencana untuk mengkoordinasikan kegiatan.
Pengorganisasian (organizing).
Proses pemberian tugas, pengalokasian
sumber daya serta pengaturan kegiatan secara terkoordinir kepada setiap
individu dan kelompok untuk menerapkan rencana yang telah dibuat., meliputi
penetapan dimana keputusan akan dibuat, siapa yang akan melaksanakan tugas dan
pekerjaan, serta siapa yang akan bekerja untuk siapa.
Memimpin (leading)
Proses menumbuhkan semangat pada karyawan
agar bekerja dengan baik dan membimbing mereka untuk melaksanakan kegiatan yang
sesuai rencana dalam rangka mencapai tujuan, memberi inspirasi dan motivasi
kepada karyawan untuk berusaha keras mencapai sasaran organisasi.
Pengendalian (controlling).
Proses mengukur kinerja, membandingkan antara
hasil sesungguhnya dengan rencana yang telah dibuat serta mengambil tindakan
koreksi yan diperlukan.
Belakangan ini
para manajer mengubah cara mereka melaksanakan fungsi-fungsi manajemen.
Perubahan ini diwujudkan dalam perbedaan antara manajemen “lama” dan manajemen
“baru”. Manajer gaya lama menganggap diri mereka sebagai boss, sedangkan
manajer gaya baru menganggap diri mereka sebagai sponsor, pemimpin kelompok
atau konsultan internal. Beberapa perbedaan lainnya adalah manajer gaya lama
mengambil keputusannya sendiri, dan manajer gaya baru mendengarkan masukan dari
orang lain dalam pengambilan keputusan. Akibatnya manajer gaya lama bekerja
lebih lama sedangkan manajer gaya baru bekerja lebih mengutamakan hasil.
Perubahan-perubahan
dalam manajemen tersebut tidak membuat fungsi manajemen klasik menjadi kuno,
sehingga fungsi manajemen gabungan antara manajemen gaya baru dan gaya lama
adalah sebagai berikut:
· Membuat
sesuatu terjadi (making things happen)
· Menghadapi
persaingan (meeting the competition)
· Mengorganisir
orang, proyek, dan proses (organizing people, project, & process)
· Memimpin (leading)
Fungsi-fungsi
tersebut tidak menggantikan fungsi yang lama, tetapi dibangun di atasnya.
Pertama, ‘membuat sesuatu terjadi’ merupakan gabungan dari fungsi
merencanakan (planning) dan mengendalikan (controlling).
Untuk ‘membuat sesuatu terjadi’, kita harus merencanakan bagaimana mencapai
sasaran yang kita inginkan, mengelola informasi, dan mengendalikan kinerja
serta melakukan tindakan koreksi jika terjadi penyimpangan. Kedua, ‘menghadapi
persaingan’ mencerminkan pentingnya adaptasi dan pembaharuan agar tetap
bersaing di tengah pasar global yang terus berkembang seperti saat ini. Ketiga,
tanpa mempertimbangkan dalam ‘mengorganisir orang, proyek, dan proses’ maka
perubahan yang berskala besar tidak akan berhasil (tidak dapat membuat sesuatu
terjadi). Terakhir, ‘memimpin’ dengan memperhatikan kesejahteraan karyawannya,
merayakan keberhasilan sebuah kontrak baru bersama karyawan, dan sangat
memperhatikan keinginan dan aspirasi karyawan merupakan suatu gaya memimpin
yang menyenangkan hati karyawan. Pada akhirnya karyawan termotivasi dan membuat
suatu produktivitas yang tinggi sebagai bukti kesetiaan dan dukungannya.
Peranan Manajer Dalam Organisasi
Dalam melaksanakan
tugas sehari-hari seorang manajer memegang beberapa peranan untuk mencapai
tujuan organisasi. Tiga peranan utama manajer menyangkut sebagai berikut :
1). Peran interpersonal, yaitu
peranan seorang manajer dalam berinteraksi dengan berbagai pihak yang akan
membantu berhasilnya pelaksanaan tugas, baik pihak dalam perusahaan maupun
pihak luar perusahaan.
a. Peranan figure bapak (Figurehead)
Simbol pemimpin perusahaan; diperlukan
untuk menjalankan sejumlah kewajiban rutin yang bersifat legal dan social,
contoh : memberi ucapan selamat datang kepada para pengunjung, penandatanganan
surat resmi,dst.
b. Peranan Pimpinan (Leader)
Bertanggung jawab untuk memotivasi dan
mengaktifkan bawahan; mengisi posisi kosong (staffing), melatih, dan
tugas-tugas terkait, contoh : melakukan hampir seluruh kegiatan yang melibatkan
bawahan.
c. Peranan Penghubung (Liaison)
Memelihara suatu jaringan kontak luar yang
mendukung dan juga penghubung pihak dalam, contoh : membalas surat-surat,
melakukan kerja dewan urusan luar, yang melibatkan puhak-pihak luar.
2) Peran informasional, yaitu
peranan seorang manajer dalam pemberian, penerimaan dan penganalisaan
informasi, menyangkut pengawas, penyebar informasi dan juru bicara.
a. Memantau (Monitor)
Manajer selalu aktif mencari informasi
yang dapat bermanfaat untuk organisasi, contoh membaca terbitan-terbitan
periodik dan laporan-laporan, memelihara kontak pribadi.
b. Penyebar (Disseminator)
Manajer mendistribusikan informasi yang
diperolehnya kepada pihak lain, khususnya kepada bawahannya agar bawahan mampu
mengerjakan tugasnya dengan baik, contoh : Mengadakan pertemuan-pertemuan untuk
maksud informasi; menelpon untuk meneruskan informasi.
c. Jurubicara (Spokesman)
Manajer sebagai wakil organisasi dalam
menyampaikan informasi ke pihak luar, contoh : menyelenggarakan rapat dewan,
memberikan informasi ke media.
3). Peran pengambil keputusan,
yaitu peranan seorang manajer dalam memanfaatkan informasi untuk membuat
keputusan dalam memecahkan masalah atau melihat kesempatan yang ada.
a. Kewirausahaan (Entrepreunership)
Manajer mengambil keputusan-keputusan
penting seperti peluncuran produk baru, penggabungan usaha dll, contoh : rapat
strategis dan tinjauan ulang yang melibatkan prakarsa atau rancangan proyek
perbaikan.
b. Pengendali gangguan (Disturbance
Handler)
Manajer diharapkan bisa menyelesaikan
gangguan-gangguan yang mungkin muncul, contoh : mengorganisasikan strategi dan
sesi kaji-ulang yang melibatkan gangguan dan kritis.
c. Pengalokasi sumberdaya (Resource
Allocator)
Manajer harus mengalokasikan sumberdaya
yang terbatas agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien, contoh :
penjadwalan, permintaan otoritas, menyelenggarakan kegiatan apapun yang
melibatkan anggaran dan program kerja bawahan.
d. Perunding (Negotiator)
Manajer melakukan negosiasi dengan
pihak-pihak yang berkaitan, contoh : berperan serta dalam perundingan kontrak
serikat pekerja.
Keterampilan Manajerial
Keterampilan
atau skill merupakan kemampuan untuk menterjemahkan
pengetahuan ke dalam praktek sehingga tercapai hasil kerja yang diinginkan.
Berbagai fungsi dan kegiatan manajerial yang diperlukan dalam mengelola
organisasi membutuhkan banyak keterampilan. Keterampilan yang paling penting
adalah keterampilan yang memungkinkan manajer bisa membantu orang lain menjadi
lebih produktif di tempat kerja. Robert L. Katz menggolongkan keterampilan
manajer menjadi tiga kategori sebagai berikut :
1). Keterampilan Kemanusiaan (Human Skill)
Keterampilan kemanusiaan atau yang lebih
terkenal dengan keterampilan berkomunikasi antar manusia (interpersonal
skills) adalah keterampilan yang seringkali diabaikan oleh para
manajer, terutama bagi para manajer yang baru naik jenjangnya dalam organisasi.
Keterampilan kemanusiaan ini sangat diperlukan untuk menjaga hubungan baik
dengan atasan langsung maupun dengan bawahan. Dengan komunikasi yang persuasive
akan membuat bawahan merasa dihargai dan mereka akan bekerja lebih baik dan
bersikap lebih terbuka kepada atasannya. Keterampilan berkomunikasi ini
diperlukan baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.
2). Keterampilan Teknis (Technical
Skills)
Keterampilan ini merupakan bekal bagi para
manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan
kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu misalnya memperbaiki
mesin, membuat kursi, membuat jadwal kerja dan keterampilan teknis lainnya.
3). Keterampilan Konseptual (Conceptual
Skill)
Kemampuan untuk merinci permasalahan
menjadi beberapa bagian yang lebih spesifik sehingga dapat dilihat kaitan
antara masing-masing bagian tersebut, serta mengetahui dampak dari setiap
permasalahan bagi orang lain.
Sebagai tambahan,
keterampilan yang harus pula dimiliki oleh para manajer adalah sebagai berikut :
4) Keterampilan Motivasi (Motivation
Skill)
Kemampuan untuk memberikan dorongan kepada
orang lain, agar mereka dapat melakukan sesuatu sesuai dengan yang
diperintahkan tanpa mereka rasakan secara langsung, karena telah diberikan
suatu motivasi atau dorongan berupa rangsangan-rangsangan untuk menggairahkan
dan menyemangati melakukan pekerjaan.
5. Keterampilan
Teknologi Informasi
Keterampilan yang dalam hal ini penguasaan
mengolah informasi melalui teknologi seperti keterampilan mengoperasikan
komputer.
Kecakapan
manajerial adalah suatu keterampilan atau karakteristik personal yang membantu
tercapainya kinerja yang tinggi dalam tugas manajemen. Beberapa kompetensi
personal yang diperlukan bagi keberhasilan manajerial sebagai berikut :
1. Leadership,
kemampuan dalam mempengaruhi orang lain agar melaksanakan suatu tugas.
2. Self
objectivity, kemampuan untuk menilai diri sendiri secara realistis.
3. Analiytic
thinking, kemampuan untuk menginterpretasikan dan menyampaikan segala macam
bentuk informasi.
4. Behavioral
flexibility, menyesuaikan perilaku dalam mencapai tujuan.
5. Oral
Communication, kemampuan mengemukakan pendapat secara jelas dalam berbicara.
6. Written
Communication, kemampuan mengungkapkan pendapat dengan baik secara tertulis.
7. Personal
Impact, menumbuhkan kesan baik dan kepercayaan bagi orang.
8. Resistances
to stress, kemampuan untuk dapat bekerja dalam keadaan tertekan.
9. Tolerance
for uncertainty, kemampuan untuk bekerja dalam situasi yang tidak menentu.
Sumber : https://sites.google.com/site/manajemendanorganisasi/
Facebook
0 komentar:
Posting Komentar