Didalam organisasi dibutuhkan koordinasi. Koordinasi
sendiri di definisikan sebagai proses penyatuan tujuan-tujuan organisasi dan
kegiatan pada tingkat satu satuan yang terpisah dalam suatu organisasi untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Koordinasi yang efektif
dalam organisasi diperlukan karena tanpa adanya koordinasi maka setiap anggota
dalam organisasi tidak memiliki pegangan mana yang harus diikuti, yang akhirnya
akan merugikan organisasi itu sendiri.
Sebelumnya kita harus mengerti arti kata organisasi. Di mana kata “organisasi“
mempunyai dua pengertian umum. Pengertian pertama menandakan suatu lembaga atau
kelompok fungsional, seperti organisasi perusahaan, rumah sakit, perwakilan
pemerintahan, atau suatu perkumpulan olahraga. Pengertian kedua berkenaan
dengan proses pengorganisasian, sebagai suatu cara dalam mana kegiatan
organisasi dialokasikan dan ditugaskan diantara para anggotanya agar tujuan
organisasi dapat tercapai dengan efisien. Di dalam sebuah organisasi diperlukan
adanya sebuah koordinasi antara manajer dan bawahannya untuk kelangsungan
organisasi itu sendiri.
Koordinasi didefinisikan sebagai
proses pengintegrasian ( penyatuan ) tujuan dan kegiatan perusahaan pada satuan
yang terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara
efisien.
Koordinasi dibutuhkan sekali oleh
para karyawan, sebab tanpa koordinasi setiap karyawan tidak mempunyai pegangan
mana yang harus diikuti, yang akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri.
Pedoman Koordinasi
Koordinasi harus terpusat, sehingga
ada unsur pengendalian guna menghindari tiap bagian bergerak sendiri-sendiri
yang merupakan kodrat yang telah ada dalam setiap bagian, ingat bahwa
organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang punya kebutuhan dan
keinginan berbeda.
Koordinasi harus terpadu,
keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling mengisi dan memberi.
Koordinasi harus berkesinambungan,
yaitu rangkaian kegiatan yang saling menyambung, selalu terjadi, selalu
diusahakan dan selalu ditegaskan adanya keterkaitan dengan kegiatan sebelumnya.
Koordinasi harus menggunakan
pendekatan multi instansional, dengan ujud saling memberikan informasi yang
relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih tugas yang satu dengan tugas
yang lain.
II.2 Kebutuhan akan koordinasi
Untuk melihat kemampuan seorang
manajer sebagai pemimpin ( atasan ) dalam melakukan koordinasi dilihat
dari besar kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya, yang
dikenal sebagai rentang manajemen. Koodinasi dibutuhkan sekali oleh para
karyawannya,sebab tanpa koordinasi setiap karyawan tidak mempunyai pegangan
mana yang harus diikuti, sehingga akan merugikan organisasi itu sendiri.
Dengan koordinasi diharapkan
keharmonisan atau keserasian seluruh kegiatan untuk mencapai tujuan yang
diharapkan. Sehingga tiap departemen atau perusahaan atau bagian menjadi
seimbang dan selaras. Koordinasi merupakan usaha untuk menciptakan keadaan yang
berupa tiga S,yaitu serasi,selaras dan seimbang. Kebutuhan koordinasi
tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan
derajat ketergantungan dari tiap satuan pelaksanaan.
Prinsip rentang manajemen berkaitan
erat dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh manajer
atau atasan. Antara rentang manajemen dan koordinasi saling berhubungan erat.
Ada anggapan bahwa semakin besar jumlah rentangan semakin sulit untuk
mengkoordinasikan kegiatan bawahan secara efektif.
Terdapat 3 (tiga) macam saling
ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi seperti diungkapkan oleh
James D. Thompson (Handoko, 2003:196), yaitu:
Saling ketergantungan yang menyatu
(pooled interdependence)
bila satuan-satuan organisasi tidak
saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian
tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk
suatu hasil akhir.
Saling ketergantungan yang
berurutan (sequential interdependece)
di mana suatu satuan organisasi
harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelum satuan yang lain dapat
bekerja.
Saling ketergantungan timbal balik
(reciprocal interdependence)
merupakan hubungan member dan
menerima antar satuan organisasi. Ketiga hubungan saling ketergantungan ini
dapat digambarkan seperti terlihat pada diagram berikut ini.
Diagram Tiga macam saling
ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi
raciprocal interdependence
Lebih lanjut Handoko (2003:196)
juga menyebutkan bahwa derajat koordinasi yang tinggi sangat bermanfaat untuk
pekerjaan yang tidak rutin dan tidak dapat diperkirakan, faktor-faktor
lingkungan selalu berubah-ubah serta saling ketergantungan adalah tinggi.
Koordinasi juga sangat dibutuhkan bagi organisasi-organisasi yang menetapkan
tujuan yang tinggi.
Agar wewenang yang dimiliki oleh
seorang pemimpin dapat di taati oleh bawahan maka diperlukan adannya:
Kekuasaan ( power ) yaitu kemampuan
untuk melakukan hak tersebut, dengan cara mempengaruhi individu, kelompok,
keputusan. Menurut jenisnya kekuasaan dibagi menjadi dua yaitu :
Kekuasaan posisi ( position power )
yang didapat dari wewenang formal, besarnya ini tergantung pada besarnya pendelegasian
orang yang menduduki posisi tersebut.
Kekuasaan pribadi ( personal power
) berasal dari para pengikut dan didasarkan pada seberapa besar para pengikut
mengagumi, respek dan merasa terikat pada pimpinan.
Menurut sumbernya wewenang dibagi
menjadi :
Kekuasaan balas jasa ( reward power
) berupa uang, suaka, perkembangan karier dan sebagainya yang diberikan untuk
melaksanakan perintah atau persyaratan lainnya.
Kekuasaan paksaan ( Coercive power
) berasal dari apa yang dirasakan oleh seseorang bahwa hukuman ( dipecat,
ditegur, dan sebagainya ) akan diterima bila tidak melakukan perintah,
Kekuasaan sah ( legitimate power )
Berkembang dari nilai-nilai intern karena seseorang tersebut telah diangkat
sebagai pemimpinnya.
Kekuasaan pengendalian informasi (
control of information power ) berasal dari pengetahuan yang tidak dipercaya
orang lain, ini dilakukan dengan pemberian atau penahanan informasi yang
dibutuhkan.
Kekuasaan panutan ( referent power
) didasarkan atas identifikasi orang dengan pimpinan dan menjadikannya sebagai
panutan.
Kekuasaan ahli ( expert power )
yaitu keahlian atau ilmu pengetahuan seseorang dalam bidangnya.
Tanggung jawab dan akuntabilitas
tanggung jawab ( responsibility yaitu kewajiban untuk melakukan sesuatu yang
timbul bila seorang bawahan menerima wewenang dari atasannya. Akuntability
yaitu permintaan pertanggung jawaban atas pemenuhan tanggung jawab yang
dilimpahkan kepadanya. Yang penting untuk diperhatikan bahwa wewenang yang
diberikan harus sama dengan besarnya tanggung jawab yang akan diberikan dan
diberikan kebebasan dalam menentukan keputusan-keputusan yang akan diambil.
Pengaruh ( influence ) yaitu
transaksi dimana seseorang dibujuk oleh orang lain untuk melaksanakan suatu
kegiatan sesuai dengan harapan orang yang mempengaruhi. Pengaruh dapat timbul
karena status jabatan, kekuasaan dan menghukum, pemilikan informasi lengkap
juga penguasaan saluran komunikasi yang lebih baik.
II.3 Masalah – masalah
pencapaian koordinasi yang efektif
Empat tipe perbedaan dalam sikap
dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan departemen-departemen
dalam organisasi menurut Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch adalah:
Perbedaan dalam orientasi terhadap
tujuan tertentu.
Para anggota dari departemen yang
berbeda mengembangkan pandangan-pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara
mencapai kepentingan organisasi yang baik.
Perbedaan dalam oriantasi waktu
Manajer akan lebih memperhatikan
masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek.
Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka
panjang.
Perbedaan dalam orientasi antar
pribadi.
Kegiatan produksi memerlukan
komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang
bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang
dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.
Perbedaan dalam formalitas
struktur.
Setiap tipe satuan dalam organisasi
mungkin mempunyai metoda-metoda dan standar-standar yang berbeda untuk
mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.
II.4 Pendekatan – pendekatan
untuk mencapai koordinasi yang efektif
Komunikasi adalah kunci koordinasi
yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran
dan pemrosesan informasi. Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi,
semakin membutuhkan informasi. Pada dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan
informasi. Terdapat tiga pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif,
yaitu:
Teknik-Teknik Manajemen Dasar
Untuk mencapai koordinasi yang
efektif kita dapat menggunakan mekanisme teknik-teknik manajemen dasar :
hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan
serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif tidak memerlukan
peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik tersebut.
Mekanisme teknik manajemen dasar
ü Hirarki
manajerial.
Rantai perintah, aliran informasi
dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang
jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta
dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
ü Aturan dan
prosedur.
Adalah keputusan-keputusan
manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat
juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
ü Rencana dan
penetapan tujuan.
Pengembangannya dapat digunakan untuk
pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap
sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu
lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan
kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.
Meningakatkan koordinasi potensial
Meningkatkan koordinasi potensial
menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling
tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat
di tingkatkan melalui dua cara, yaitu :
Sistem informasi vertikal.
Adalah peralatan melalui mana data
disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di
dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah
dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan
operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi
perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.
Hubungan-hubungan lateral
(harizontal).
Melalui pemotongan rantai perintah,
hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan
dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.
Beberapa hubungan lateral, yaitu:
Kontak langsung antara
individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.
Peranan penghubung, yang menangani
komunikasi antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
Panitnya dan satuan tugas. Panitnya
biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur.
Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
Pengintegrasian peranan-peranan,
yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila
suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi
dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.
Peranan penghubung manajerial, yang
mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang
diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian
yang dijelaskan pada d di atas tidak secara efektif mengoordinasikan tugas
tertentu.
Organisasi matriks, suatu
mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang
kompleks.
Metoda Pengurangan Kebutuhan akan
Koordinasi
Dalam beberapa situasi adalah tidak
efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan
dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan
organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas
dapat berdiri sendiri.
Penciptaan sumber daya-sumber daya
tambahan.
Sumber daya-sumber daya tambahan
memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan
baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.
Penciptaan tugas-tugas yang dapat
berdiri sendiri.
Teknik ini mengurangi kebutuhan
koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan organisasi. Kelompok tugas
yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu
organisasi operasi (perusahaan).
Sumber
: https://nti0402.wordpress.com/2010/01/01/koordinasi-yang-efektif-dalam-organisasi/
Facebook
0 komentar:
Posting Komentar